Analyse Van De Opdracht

Voorbereiding

Je hebt de opdracht gekregen om een presentatie houden. De eerste stap op weg naar succesvolle presentatie is het analyseren van de opdracht. De analyse kan grofweg beginnen met het stellen van de volgende drie vragen:

• Wat verwacht de opdrachtgever van jou?
• Wat is het doel /de motivatie?
• Waarom heeft men jou gevraagd?

Maak de opdracht concreet en helder. Een manier om dit te doen is te zorgen dat je opdracht SMART is. Dit kan je bereiken door de opdrachtgever of jezelf gerichte vragen te stellen, zoals:

Onderwerp

Waar gaat de presentatie over? Moet je het onderwerp in grote lijnen behandelen of moet je dieper ingaan op bepaalde onderdelen? Moet je een eigen visie op het onderwerp geven of moet je de mening en visie van de opdrachtgever onderstrepen?

Motivatie

Waarom vertel jij dit verhaal op dit moment aan dit publiek, Tevens maak je in je motivatie duidelijk aan de toehoorders waarom de presentatie de moeite waard is om naar te luisteren.

Doel

Wat is het doel? Wat wil de opdrachtgever (ook al ben je dat zelf) bereiken met de presentatie? Moet je alleen een informatief verhaal houden of moet je het publiek overtuigen?

Publiek

Hoeveel mensen komen er? En waarvoor komen ze? Welke achtergrond hebben ze en wat weten ze en willen ze weten?

Spreker (waarom jij?)

Waarom ben jij gevraagd? Omdat je een specialist bent in het betreffende onderwerp? Omdat je veel overwicht uitstraalt? Of ben je gevraagd omdat je helemaal voldoet aan de verwachtingen van het publiek? Hiervoor geldt: ken jezelf, ga na of je de juiste persoon bent om deze presentatie te houden.

Andere sprekers

Zijn er ook andere sprekers' Waar gaan hun presentaties over? Maak je van tevoren nog kennis met hen, zodat de verschillende presentaties op elkaar worden afgestemd?

Plaats

Waar is de presentatie? Hoe ziet de accommodatie eruit? Welke hulpmiddelen kun je eventueel gebruiken?

Tijd

Over hoeveel voorbereidingstijd beschik je? Hoe lang mag de presentatie duren en op welk moment van de dag kun je haar houden' Komen er sprekers voor of na jou aan het woord'?

FinanciA«n

Een presentatie kost in de meeste gevallen geld: de zaal, de stoelen, consumpties enzovoort. Wie betaalt dat? Ook als je niet de organisator bent, spelen financiA«n een rol. Wie betaalt bijvoorbeeld de sheets die moeten worden gemaakt? Krijg je een reiskostenvergoeding? Word je betaald voor je optreden? Maak vooraf duidelijke afspraken.

Medium

Is een mondelinge presentatie wel een geschikt middel om je doel te bereiken?

Het hoofddoel van de opdracht

Het doel van de opdracht ligt altijd besloten in de opdracht zelf. De opdracht wordt immers gegeven om een bepaald doel te bereiken.

Waarom is het belangrijk om voorafje doel vast te stellen?

• Je kunt gericht op zoek gaan naar materiaal voor de inhoud van je presentatie.
• Als je een doel voor ogen hebt, kun je een weg uitzetten waarlangs je het doel probeert te bereiken.

Je kunt na de presentatie nagaan of je het doel bereikt hebt.

Grofweg kun je stellen dat presentaties die wij bij de Koninklijke Marechaussee geven, twee hoofddoelen kunnen hebben:

Overtuigen en informeren.

Overtuigen

Je wilt de mening of het gedrag van je publiek beAnvloeden. Je wilt het publiek activeren, aanzetten of overhalen tot een bepaalde actie of overtuigen van een opinie.

Informeren

Je wilt je publiek iets meedelen, je wilt het ergens van op de hoogte stellen. Je wilt het publiek voorlichten of iets uitleggen.

Kenmerken van het publiek

Heb je het doel bepaald en weet je wie je toehoorders worden, dan kun je vrij gemakkelijk de presentatie op hun wensen en behoeften afstemmen. Je weet dan immers hoe groot hun voorkennis over het onderwerp is en welke interesses, mening en visie zij hebben. Kortom. je weet wat je van je publiek kunt verwachten. Niets is immers erger dan een presentatie die niet aansluit bij de interesse van je publiek.

Kenmerken van je toehoorders:

• wat boeit ze?
• welke mening hebben ze?
• wat voor mensen zijn het?

Weet je nog weinig of niets over je toekomstige publiek, dan is het belangrijk dat je probeert er zo snel mogelijk informatie over in te winnen. Om het juiste effect te bereiken, zul je dezelfde boodschap voor het ene publiek totaal anders moeten afstemmen dan voor het andere publiek. Stel in grote lijnen vast:

• Wat het publiek wel weet en wat niet. Daaruit kun je afleiden met welke onderwerpen je,je publiek kunt boeien.
• Welke meningen het publiek heeft over verschillende standpunten die je wilt verdedigen. Daaruit kun je afleiden welke argumenten meer of minder effect zullen hebben.
• Hoe het publiek in algemene zin getypeerd moet worden: vijandig, deftig, geAnteresseerd, rechttoe-rechtaan enzovoort.

Aandachtspunten en vragen die je jezelf daarbij kunt stellen zijn:

1. Wat zou het gemiddelde intellectuele en maatschappelijke niveau zijn?
2. Met welk doel komen de mensen naar de presentatie?
3. Wat verwacht het publiek van mij te horen?
4. Wat weet het al van het onderwerp?
5. Hoe kijkt het publiek tegen het onderwerp aan? In welke mate is het betrokken bij het onderwerp?
6. Welke meningen hebben de toehoorders over de stand punten die ik wil verdedigen?
7. Wie vertegenwoordigen de toehoorders?
8. Welk taalgebruik is begrijpelijk en spreekt hen aan?
9. Wat is de gemiddelde leeftijd van de toehoorders?
10. Waar wonen ze? Hoe leven ze? Wat zijn hun hobby's?
11. Welke politieke, religieuze en andere idealen koesteren de toehoorders?
12. Welke vooroordelen hebben ze?
13. In welke gemoedstoestand verkeert het publiek?

Verzamelen en ordenen van informatie

Bij de analyse van de opdracht heb je het onderwerp vastgesteld. Nu ga je daar informatie bij zoeken en die informatie structureren. Hoe gaat dat in zijn werk? Waar haal je geschikte informatie vandaan? Hoe rangschik je die informatie zodat er een goed geheel ontstaat?

Informatie verwerken:

• Verzamelen;
• Structureren;
• Bouwplan;
• Verlevendigen.

Verzamelen van informatie

We maken bij het verzamelen van informatie onderscheid in het vergaren van meer kennis over het onderwerp en het verzamelen van informatie die voor de presentatie belangrijk is. Soms weet je voldoende over het onderwerp en kun je direct beginnen met een opzet voor een indeling van de presentatie. Het is ook mogelijk dat je eerst informatie moet verzamelen over het onderwerp.

Moet je eerst informatie verzamelen, dan kun je gebruikmaken van algemene naslagwerken. zoals encyclopedieA«n. vakliteratuur en zoekmachines op internet. Als je helemaal vooraan wilt beginnen. kun je een woordenboek raadplegen voor definities/synoniemen van de kernwoorden van je onderwerp.

Structureren van informatie

De informatie die je hebt verzameld, is te vergelijken met een grote stapel boeken. Waar het nu om gaat, is dat de boeken worden geordend (alles komt netjes bij elkaar). Vervolgens zet Je al die boeken in de juiste volgorde in de boekenkast: je gaat de informatie structureren.

Van bouwplan naar presentatie

Weer je precies welke informatie in je presentatie komt? Heb je de onderwerpen die je wilt bespreken logisch geordend' Dan is het bouwplan klaar. Nu wordt her tijd om de stap te zetten van bouwplan naar presentatie. Je gaat de tekst bedenken en illustratief materiaal verzamelen om het verhaal aanschouwelijk te maken. Misschien ben je tijdens het verzamelen van het materiaal wat leuke voorbeelden of treffende illustraties tegengekomen.

Voor de stap van het bouwplan naar de presentatie heb je creatieve ideeA«n nodig, ideeA«n die je boodschap levendig en aantrekkelijk maken. Denk je dat je geen creativiteit hebt' Creativiteit kun je bijvoorbeeld ontwikkelen door veel naar andere presentaties te kijken.

Waarmee kun je de boodschappen verlevendigen? Enkele voorbeelden:

• Haak in op de actualiteit. Trek parallellen met het dagelijks leven of met andere plaatsen in de wereld: lees de krant, kijk naar de tv of luister naar de radio. Probeer een link met het onderwerp te leggen.
• Bedenk een metafoor voor het onderwerp. Een metafoor is een beeld dat je gebruikt om iets anders te beschrijven. Vaak gebruik je metaforen wanneer er geen woord is voor datgene wat je wilt beschrijven.
• Concretiseer een abstracte boodschap. Zeg bijvoorbeeld niet: 'Een kettingroker rookt maar liefst twee pakjes op een dag', maar maak het aanschouwelijk: 'Een kettingroker rookt 14 600 sigaretten per jaar. Dat betekent dat we er letterlijk een ketting van bijna 1300 meter mee kunnen maken.'
• Denk aan spreekwoorden en gezegden. Deze vormen vaak uitstekende aanknopingspunten om de presentatie wat luchtiger te maken.
• Haal ideeA«n uit je privA©leven. Vertel een persoonlijke ervaring of een anekdote en speel in op behoeften. zoals de behoefte aan veiligheid, vertrouwen. waardering, gezondheid en de behoefte om ergens bij te horen. Als je een groep mensen probeert over te halen om te stoppen met roken, kun je dus beter het argument gebruiken dat roken slecht voor de gezondheid is, ervan uitgaande dat iedereen graag gezond wil zijn.
• Verander eens van perspectief. Beschrijf bijvoorbeeld een organisatieverandering vanuit de positie van de leidinggevende, maar ook eens vanuit de medewerker. Wat verandert er en welke voordelen heeft de nieuwe situatie?.

Uitwerken van een presentatie.

Heb je voldoende informatie over je presentatie gevonden? Heb je de informatie logisch geordend? Dan is het bouwplan klaar. Nu kun je de presentatie verder uitwerken. Houdt hierbij in de gaten dat het publiek in principe niet weet wat er gaat komen. Wat voor de spreker meer dan bekend is zal het publiek nieuw in de oren klinken.

Om tot een goede opbouw van de presentatie te komen, werken we deze uit in een zogenaamde KOP-ROMP-STAART indeling. Bij elke presentatie, maar ook later in de praktijk, bepaalt deze indeling de herkenbaarheid van en de waardering voor je presentatie. Ook is het je persoonlijke houvast; het handvat dat je door de presentatie heen helpt.

Kop

'De eerste klap is een daalder waard.' Waarom dacht je dat deze uitdrukking zo vaak gebruikt wordt? Omdat er een grote kern van waarheid in zit. Ga maar na. Het eerste contact met een klant, de premiA¨re van een muziekstuk of de fundering van een te bouwen huis: het begin legt altijd de basis voor wat komen gaat.

Zo is het ook met je presentatie. De kop zet de toon voor de rest van de presentatie. Een presentatie zonder kop kan bovendien leiden tot verwarring, ergernis en onbegrip. Het publiek is alleen nog maar bezig met vragen als: Wie is die man of vrouw?' 'Wat wil hij/zij nu eigenlijk vertellen', of: 'Wat voor beroep heeft hij/zij?'

Besteed dus voldoende aandacht aan het begin van je presentatie. Let daarbij op de volgende zes punten:

• ijsbreker
• voorstellen
• introductie/aankondiging onderwerp
• motivatie
• doel
• indeling

Een ijsbreker

Een ijsbreker haalt de (ijs)barriA¨re weg opdat het schip een vrije doorgang heeft. Er zijn vele manieren om barriA¨res bij het publiek weg te nemen waardoor de informatie van de spreker ruim baan krijgt. Hieronder geven we een aantal voorbeelden

• Laat een stilte vallen voordat je begint. Waarom? Je trekt er niet alleen de aandacht mee, maar je vraagt op deze manier ook een zekere kalmte. en dat dwingt respect af.
• Het effect wordt alleen nog maar groter als je de toehoorders aankijkt.
• Heet de toehoorders welkom en bedank hen voor hun komst.
• Als er meer sprekers zijn, kun je inhaken op de presentatie van vorige sprekers.
• Stel een vraag of laat het publiek een raadsel oplossen. Zo'n vraag kan bijvoorbeeld zijn: 'Wie van u rijdt een stationwagon?' Zorg datje ongeveer weet hoe het publiek zal reageren, wat het antwoord op je vraag of raadsel zal zijn. Je moet overigens wel stevig in je schoenen staan om spontaan te kunnen ingaan op reacties uit de zaal.
• Doe eens een onverwachte uitspraak ('Goed beschouwd, zijn alle sporters egoAsten'). Vooral in toespraken gericht op overtuigen, doet dit soort uitspraken het vaak goed. Je prikkelt op die manier het publiek en wekt een verwachting.
• Vertel een grap. Pas wel op met het vertellen van grappen. Ook hiervoor geldt: ken het publiek en weet wat het leuk vindt. Er is geen betere manier om het publiek tegen je in het harnas te jagen dan een misplaatste grap vertellen.

Voorstellen

Als je niet aangekondigd wordt, stel je jezelf voor. Wie ben jij? Waarom sta jij hier? Wat is je relatie tot het onderwerp? Wat is je beroep, specialisatie en/of ervaring? Stel je wel bescheiden op om geloofwaardig over te komen.

Introductie/aankondiging onderwerp

Geef een korte inleiding op het onderwerp. Waar ga je over spreken ? Je kunt ook kort de aanleiding of achtergrond schetsen. Presenteer bijvoorbeeld de centrale vraag, de vraag die je in je presentatie gaat beantwoorden.

Motivatie

Waarom stel je bepaalde vragen aan de orde? Wat is het belang voor het publiek ? Het publiek is pas gemotiveerd om te luisteren als het weet wat het aan de presentatie heeft. Probeer het belang van de toehoorders te koppelen aan je eigen belang. Maak het tot iets gemeenschappelijks.

Doel

Wat wil je met de presentatie bereiken? Wat moet het publiek na afloop weten, kunnen, willen?

Indeling

Vertel wat je in de presentatie wilt behandelen (puntsgewijs, als een inhoudsopgave) en ondersteun deze inhoudsaankondiging visueel met behulp van een sheet op de overheadprojector of met aantekeningen op een schoolbord of flip-over. Je helpt je toehoorders daarmee de grote lijn van je presentatie vast te houden.

Tijdsduur

Hoe lang gaat de presentatie duren' Houd er rekening mee dat er mensen in de zaal zitten die trein of bus moeten halen. Voor hen is het prettig als je vertelt wanneer de presentatie' is afgelopen. Laat ook weten wanneer je een pauze inlast en hoe lang deze pauze duurt.

Hand-outs

Moeten de toehoorders zelf aantekeningen maken of zet je de belangrijkste zaken op een hand-out die ze later mee naar huis krijgen? Als je het publiek aantekeningen laat maken, loop je het risico dat je tijdens je presentatie tegen voorovergebogen hoofden van schrijvende mensen aankijkt. Een voordeel van aantekeningen maken is dat het publiek aandachtiger blijft luisteren en minder de kans krijgt om weg te dromen.

Vragen

Als je er geen bezwaar tegen hebt om tijdens de presentatie vragen te beantwoorden. zeg dan in de intro dat tussentijdse vragen welkom zijn. Wil je ononderbroken spreken, dan kun je meedelen dat er na afloop gelegenheid is tot het stellen van vragen.

Vier stimuli

Laat je presentatie niet langer dan 20 tot 25 minuten duren. Om de aandacht van je toehoorders te trekken en vast te houden, moetje ten eerste veel aandacht besteden aan de kop en de staart. Je moet de boodschap 'aankleden', hulpmiddelen gebruiken en contact houden met het publiek. Het gaat erom het publiek te prikkelen en te stimuleren.

Psychologisch onderzoek naar stimuli heeft vier wetmatigheden opgeleverd ten aanzien van het krijgen en behouden van de aandacht.

• • Wet I De sterke stimulus

Een sterke, intensieve stimulus krijgt meer aandacht dan een zwakkere. Zo zal een provocerende stelling meer aandacht krijgen dan een standaard welkomstwoord.

• • Wet 2 De vertrouwde stimulus

Een vertrouwde, bekende stimulus krijgt de voorkeur boven een onbekende. Daarom is het goed voorbeelden uit de omgeving van je toehoorders te halen. Neem je publiek als referentiekader. Wat is voor hen vertrouwd?

• • Wet 3 De geordende stimuli

Stimuli die een geordend geheel vormen, houden de aandacht beter vast dan ongeordende stimuli. Zorg er dus voor dat je verhaal een logisch geordend geheel is dat je toehoorders zonder al te veel moeite kunnen volgen.

• • Wet 4 De bewegende stimulus

Een bewegende stimulus trekt meer aandacht dan een stilstaande. Hieruit volgt het belang van gebaren en bewegingen. Deze maken je presentatie levendig en dynamisch.

Romp

De meeste vis zit tussen kop en staart. Zo is het ook bij een presentatie. Het middendeel, ofwel de romp, neemt het grootste deel van de spreektijd in beslag. Het is de hoofdmoot van je presentatie. Daarom is het ook belangrijk hier speciaal de aandacht op te richten.

Er gelden vier basisregels voor het maken van de romp van je presentatie:

• zorg voor begrijpelijkheid
• maak rode draad zichtbaar
• houd het kort
• ondersteun je verhaal

Zorg ervoor dat de boodschap begrijpelijk is

De boodschap zelf moet helder en concreet zijn, zodat de toehoorders de informatie kunnen begrijpen. Of de boodschap begrijpelijk is, hangt vooral af van de voorkennis die de toehoorders hebben. Een goede publieksanalyse is daarom ook zo belangrijk!

Maak de rode draad van het verhaal zichtbaar

Wil je ervoor zorgen dat de toehoorders de rode draad van het verhaal kunnen volgen, dan is het verstandig de informatie beknopt te herhalen, de overgangen tussen de verschillende onderdelen aan te geven en tussentijds samen te vatten wat je gezegd hebt. Hou hierbij de indeling uit de kop van je presentatie aan, zonder dat het verhaal een opsomming wordt. Het mag geen 'boodschappenbriefje' worden.

Beperk de spreektijd

Toehoorders kunnen maar een geringe tijd geconcentreerd naar een verhaal luisteren. Daarom is het verstandig om de hoeveelheid informatie die je wilt overbrengen beperkt te houden. Bij langere presentaties kan het verstandig zijn een pauze in te lassen.

Maak gebruik van visueel en auditiefmateriaal

Je kunt de presentatie levendig maken en de aandacht van de toehoorders vasthouden door (onderdelen) van het onderwerp te visualiseren met een beamer of met andere visuele hulp. Ook kun je natuurlijk toepasselijke geluidsfragmenten laten horen. Zie hiervoor 1. 7, Gebruik van hulpmiddelen

Staart

De kern vormt het leeuwendeel van de presentatie, maar de laatste indrukken blijven het langst in de herinnering hangen en bepalen wat het publiek met het gesprokene gaat doen. Het slot is dus eveneens belangrijk. Het is de kroon op je presentatie.

In het slot vind je meestal de volgende vier elementen:

• samenvatting
• conclusies
• vooruitwijzing
• slotzin

Een samenvatting

Vooral in informatieve toespraken gebruik je het slot om de belangrijkste zaken te herhalen. De powerpointslides die je bijvoorbeeld in de intro hebt gebruikt om de belangrijkste zaken aan te geven, kunnen je wederom een goede dienst bewijzen.

Conclusies

Bespreek kort wat de belangrijkste conclusies zijn van de presentatie. Vooral als je onderzoeksresultaten presenteert, is het belangrijk dat je het publiek nog eens kort vertelt wat de belangrijkste conclusies waren. Ook als je het publiek ergens toe wilt aanzetten, is het belangrijk dat je de conclusie van het verhaal nog eens een keer duidelijk laat horen. Die conclusie kan dan ook de aanzet zijn om het publiek op te roepen tot actie.

Te vermijden conclusies

Weleens een tekenfilm van bijvoorbeeld 'Bugs Bunny' gezien?' De conclusie is bij elke aflevering gelijk: That's all folks!'. 'En dat was het dan weer, mensen' werkt prima bij een tekenfilm, maar zal nooit werken als afsluiting van een presentatie (in presentatiejargon heet dit een niet-bestaande conclusie). Hieronder vind je de redenen waarom je deze en nog zes andere conclusies moet vermijden!

De niet-bestaande conclusie

Als je denkt dat je een conclusie hebt, wil dat nog niet zeggen dat het ook zo is. De spreker is bijvoorbeeld met zijn laatste punt bezig en stopt daarna gewoon. Geen samenvattend overzicht. Geen besluit. De meest voorkomende fout met het oog op de conclusie van een presentatie is .. , helemaal geen conclusie te hebben. Hoe komt het eigenlijk? Het antwoord is simpel: men heeft geen tijd genomen voor het schrijven van een dergelijk slot en men gaat er van uit dat er tegen die tijd wel iets uit de mouw geschud kan worden.

De-Iantaarnpaal-botste-tegen-mijn-auto-aan-conclusie

Deze conclusie sluipt op het publiek af. De toehoorders zitten rustig naar de presentatie te luisteren, totdat ze opeens in de conclusie worden gesmakt. Waar kwam die vandaan? Niemand heeft haar aan zien komen. Een conclusie dient zich aan te kondigen en op een vloeiende manier bereikt te worden.

De-hak-op-de-tak-conclusie

Deze gevolgtrekking lijkt totaal geen verband te houden met de presentatie die eraan voorafgegaan is. Spring niet naar de conclusie, maar bouw er een brug naartoe, zodat toehoorders er ook kunnen komen.

De klaagconclusie

De spreker begint aan het eind van zijn presentatie te zeuren: hij verontschuldigt zich voor een hele reeks presentatiefouten. De spreker biedt verschillende malen zijn excuses aan voor zijn zogenaamde 'matige presentatie' en heft een algemene jammerklacht aan. Zo'n afsluiting kan de hele presentatie verpesten. Laat het publiek zelf beslissen wat het ervan vond. Het is niet aan jou om een eventuele stoet van critici aan te voeren.

De flipperkastconclusie

Deze conclusie springt alle kanten op. De spreker somt alle facetten van het ene punt op. dan van het tweede en springt vervolgens weer naar het eerste punt terug. dan volgt een inspirerend eindcitaat, daarna ... Hoe reageert de toehoorder? Die slaat op tilt.

De lege-tankconclusie

De spreker begint met een korte weergave van de hoofdpunten. De eerste twee punten noemt hij met kracht en zelfvertrouwen. Daarna wordt hij aarzelender alsof hij zich niet meer kan herinneren welke aspecten er nog meer aan bod zijn geweest. De hele race verliep vloeiend en met vaart, maar in het zicht van de finish begint de spreker te pruttelen en dreutelt hij naar de pits.

De eindeloze conclusie

Je raadt het al. Deze conclusie lijkt eeuwig door te gaan. Is het echt nodig dat de samenvatting van de hoofdpunten langer duurt dan de uitgebreide weergave ervan? Niet volgens de welbepaalde wetten van tijd en ruimte. Ook de wet van de zwaartekracht schijnt aan de laars te worden gelapt. De spreker is wel omhooggegaan, maar hij komt niet men naar beneden. Vaarwel.

Vooruitwijzingen

Wat wil je dat het publiek na je presentatie voor actie onderneemt. Je kunt bijvoorbeeld naar een hand-out verwijzen waarin een formulier zit om een offerte aan te vragen.

Slotzin

Zorg ervoor dat het slot een climax is. een 'grande finale'. Laatje presentatie niet als een nachtkaars uitgaan; zorg voor een goede uitsmijter. Hoe kun je dit voor elkaar krijgen?

Doe een beroep op algemene menselijke gevoelens. ('Jullie willen toch ook niet ,dat we over tien jaar door de dunne ozonlaag niet meer in de zon kunnen lopen';

• Spreek een slagzin of een citaat uit;
• Roep op tot actie;
• Refereer aan het begin. ('En dan kom ik weer terug bij het begin. waar ik zei , .. ');
• Wil je een discussie uitlokken' Maak dan gebruik van de mogelijkheid die je bij het slot hebt om het publiek te prikkelen. laat bijvoorbeeld een aantal stellingen horen of geef een aanzet tot het stellen van vragen. Het is verstandig om die stellingen op een sheet of een handout te zetten.

Aantekeningen, draaiboek of geheugen

Een goede presentatie bestaat uit een kop, een romp en een staart. Maar is dat genoeg? Nee. Het is net zo belangrijk om deze drie elementen goed uitgewerkt op papier te zetten. Hoe ga je stapsgewijs te werk en bij welke volgorde heb je zelf het meest baat?

Een goede presentator zal altijd werken met een zogenaamde 'spiekbrief'

Aantekeningen/KRS-schema

Je kunt een schematische weergave van je presentatie op verschillende vormen weergeven. Er bestaat niet zoiets als een zaligmakende methode. Alles watje presentatie op het juiste spoor zal zetten en houden, voldoet. Enkele methoden die het overwegen waard zijn:

Sleutelzinnen

Er zijn sprekers die sleutelzinnen opschrijven. Op deze manier kun je niet vergeten waar het sleutelwoord voor staat, maar het nadeel is dat het moeilijk is om weerstand te bieden aan de verleiding deze zinnen voor te gaan lezen. Dat gaat weer voorbij aan her doel van aantekeningen, namelijk contact met het publiek kunnen maken. Verder zijn sleutelzinnen minder geschikt om in een kort ogenblik gelezen te worden. Daardoor belemmeren ze het maken van oogcontact.

Sleutelwoorden

Sommige sprekers werken met sleutelwoorden omdat je daarbij met een korte blik op je aantekeningen meteen het eerste woord van je nieuwe onderdeel paraat hebt. Met sleutelwoorden kan het je natuurlijk ook gebeuren dat je geheugen je in de steek laat,je kunt totaal vergeten zijn wat het verhaal achter dat sleutelwoord was. Het is daarom van belang het KRS-schema als rode draad in de presentatie te hanteren. Op deze manier blijf je de verbanden zien.

Geheugen

Als je een presentatie geeft, moet je veel kunnen onthouden. Hier volgen enkele over wegingen die je van pas kunnen komen bij de beslissing of je de weg van het geheugen zult nemen:

Hele presentatie

De hele presentatie helemaal van buiten leren is voor de meeste mensen geen reA«le optie. De voorbereiding zou zo wel erg veel tijd kosten. Je moet toevallig uitgerust zijn met een onfeilbaar fotografisch geheugen. Anders is deze methode de moeite van het uitproberen niet waard. Bovendien moet je ook nog eens een professioneel acteur zijn om de voordracht niet als voorgelezen te laten klinken. Een ander nadeel is dat je niet flexibel in kunt spelen op onverwachte situaties in het publiek omdat je te 'vast' in je verhaal zit.

Intro en slot

De intro en het slot van buiten leren kan wel verstandig zijn. Waarom? Omdat deze twee onderdelen de belangrijkste elementen van een presentatie zijn. Doorgaans knikken de knieA«n bij het presenteren van deze twee onderdelen ook het hevigst. Een stevig houvast is dan geen overbodige luxe.

Grappen en anekdotes

Maak je gebruik van grappen of leuke anekdotes? Bedenk dat ze staan of vallen met de manier waarop ze worden verteld. Leer ze dus letterlijk uit het hoofd.

Hoofdpunten

Het is ook zinnig de hoofdpunten van je voordracht van buiten te leren. Hierdoor kun je het publiek daarbij aankijken en het direct aanspreken.

Het draaiboek

Het draaiboek is een uitgewerkte versie van het bouwplan van de presentatie. Je kunt het maken van een draaiboek vergelijken met het uitschrijven van de totale tekst. Er is echter een belangrijk verschil: in het draaiboek zet je alleen in trefwoorden wat je wilt gaan zeggen. Je vermeldt er ook in wat je tijdens de presentatie wilt doen en in welk tijdsbestek.

Het grote voordeel van een draaiboek is dat je verplicht bent te improviseren. Juist door de trefwoorden gebruik je veelal spreektaal. Bovendien kun je oogcontact met het publiek hebben. Daardoor kom je natuurlijker over en verklein je de afstand tussen jou en je publiek. Hoe kleiner de afstand, hoe geloofwaardiger je overkomt.

Wanneer je voldoende aandacht besteedt aan het maken van een draaiboek, zul je er tijdens de presentatie veel voordeel van hebben. Hoe ga je te werk? Met een overzichtelijke indeling valt in het algemeen prettig te werken.

Gebruik van hulpmiddelen

Nu ben je zover dat je de inhoud van je presentatie klaar hebt. Je weet wat je het publiek wilt vertellen en in welke volgorde. Je bent al een heel eind. Toch ontbreekt er nog iets aan je presentatie: de audiovisuele hulpmiddelen.

Misschien denk je: die hulpmiddelen heb ik niet nodig, ik kan mijn verhaal ook wel zonder al die technische apparatuur houden. Zeker, maar audiovisuele hulpmiddelen zijn een belangrijk instrument om de doelen te realiseren, ze zijn het smeermiddel van je presentatie. Audiovisuele hulpmiddelen verlevendigen (als ze goed zijn!) je betoog en leiden de aandacht even van jou af. Ook blijft het betoog er langer door onthouden. Hulpmiddelen moeten natuurlijk wel goed werken.

Controle van hulpmiddelen

Zes zaken die je altijd moet controleren:

• Geluidsinstallatie;
• audiovisuele apparatuur;
• licht;
• spreekstoel/katheder;
• elektriciteit;
• leden van de organisatie.

Geluidsinstallatie

Is er een goed functionerende geluidsinstallatie aanwezig? Zorg ervoor dat het volume zo staat afgesteld, dat je voor alle toehoorders goed verstaanbaar bent. Test de microfoon in de ruimte waar je de presentatie gaat houden.

Audiovisuele apparatuur

Overheadprojectoren, laptops en beamers moet je controleren. Als je de projectie scherp hebt gesteld, wandel dan eens door de zaal om uit te vinden of het beeld overal goed te zien is. Controle van de aansluitmogelijkheden van verschillende hardwarecomponenten op elkaar en de afstemming van softwarepakketten is tenslotte geen overbodige luxe.

Licht

Test de zaalverlichting om te zien of alles werkt en wat het effect is. Zoek uit of de verlichting van een dimmer is voorzien. Dat is vooral bij projecties erg prettig. Men denkt vaak dat de lichten uit moeten alvorens je kunt projecteren. Bij een overheadprojector of beamer bepaalt de sterkte van de lamp de lichtopbrengst en dus het projectiebeeld. Altijd testen of het zaallicht uit moet. Licht in de zaal verhoogt de interactie met de toehoorders aanzienlijk. Ze kunnen niet gaan zitten slapen in het anonieme duister.

Spreekstoel/katheder

Is er een spreekstoel, katheder of tafel aanwezig? Biedt deze voldoende mogelijkheden om papieren en dergelijke kwijt te kunnen? Zo ja, beperkt de opstelling je vervolgens niet te veel in je bewegingsvrijheid?

Elektriciteit

Waar zitten de wandcontactdozen? Zijn er voldoende wandcontactdozen om je apparatuur aan te sluiten? En doe jezelf een plezier: neem altijd zelf een verlengsnoer of haspel mee naar de locatie waar je moet spreken. Je zult jezelf er geregeld dankbaar voor zijn.

Leden van de organisatie

Je hoeft geen Einstein te zijn om met een overheadprojector te kunnen werken, maar een beetje handigheid komt wel van pas. Als er toch iets misgaat, moet je weten wie je om hulp kunt vragen. Zorg ervoor dat je weet wie je om assistentie kunt vragen, voor het geval er rampen gebeuren (een gesprongen projectorlamp, een kapotte microfoon of een ineengezakte spreekstoel).

Gebruikersregels

Heb je besloten audiovisuele middelen te gebruiken? Houd dan rekening met de volgende tien regels:

1. 1. Regel I

Gebruik (audio )visuele hulpmiddelen uitsluitend ter ondersteuning van je voordracht. Zorg dus voor een juiste dosering en vermijd onnodig showwerk. Hoe korter je presentatie, des te minder hulpmiddelen je kunt gebruiken.

1. 1. Regel 2

Een visueel hulpmiddel moet beeldend zijn. Dit betekent: geen visuele hulpmiddelen voor zaken die je ook in woorden kunt vertellen. ]ij bent degene die presenteert en niet het hulpmiddel.

1. 1. Regel 3

Gebruik een visueel hulpmiddel nooit voor lange zinnen of stukken tekst. Gebruik trefwoorden.

1. 1. Regel 4

Presenteer niet te veel informatie tegelijk. Onthoud: een idee, een afbeelding.

1. 1. Regel 5

Vergeet nooit dat je presentatie zonder de hulpmiddelen ook duidelijk moet zijn; de hulpmiddelen moeten misbaar zijn. Vraag jezelf steeds af: is mijn verhaal ook goed te volgen zonder de visuele ondersteuning?

1. 1. Regel 6

Gebruik uitsluitend visuele hulpmiddelen als het beeld goed zichtbaar is, ook achter in de zaal. Het beeld is het best zichtbaar als het niet te vol is beschreven en de tekst aantrekkelijk leesbaar is. Let hierbij ook op de puntgrootte van letters en de maten van afbeeldingen zoals grafieken en plaatjes.

1. 1. Regel 7

Zorg ervoor dat de apparatuur in orde is. Werken alle hulpmiddelen en kun je ze probleemloos bedienen?

1. 1. Regel 8

Zorg voor een goede verlichting: vermijd frequente afwisseling van licht en donker.

1. 1. Regel 9

Houd er rekening mee dat de hulpmiddelen kapot kunnen gaan. Het gebeurt niet vaak, maar toch doe je er goed aan voorzorgsmaatregelen te treffen. Zorg voor een reserveapparaat en zet belangrijke afbeeldingen voor de zekerheid op een vel papier dat je kunt kopiA«ren.

1. 1. Regel 10

Nogmaals: gebruik de audiovisuele hulpmiddelen uitsluitend als hulpmiddel, dus ter ondersteuning van je uiteenzetting. We herhalen deze eerste tip omdat al te veel sprekers in de praktijk de fout maken dat ze hun presentatie laten 'dragen' door de visuele middelen en niet door wat zij zelf te vertellen hebben.

Verschillende audiovisuele hulpmiddelen

Gebruik maximaal twee hulpmiddelen bij een presentatie, anders wordt het een kermis. Je kunt de volgende hulpmiddelen gebruiken.

Audiovisuele middelen:

• Flip-over;
• Overheadprojector ;
• Cassetterecorder ;
• Videorecorder ;
• Rekwisieten ;
• Computer en beamer.

Flip-over

De flip-over is eigenlijk een groot notitieblok op een standaard. Hij leent zich goed voor met name kleine presentaties waarbij het pubhek een actieve rol speelt.

Voordelen

• Je kunt de flip-over voor de presentatie klaarmaken.
• Je kunt er de hoofdpunten goed mee aangeven.
• De woordenstroom wordt onderbroken: mensen kunnen op adem komen.
• De flip-over is eenvoudig te gebruiken en goedkoop.
• Je kunt de informatie opbouwen.
• De informatie is de hele tijd zichtbaar.
• Je kunt ideeA«n inventariseren en het publiek erbij betrekken.
• Je kunt de flap bewaren.

Nadelen

• Je staat soms met de rug naar de toehoorders.
• Het kost tijd om dingen op te schrijven.
• Je moet wel een duidelijk handschrift hebben.
• Geschreven tekst leidt tijdens de presentatie de aandacht af.

Overheadprojector

Sheets zijn eenvoudig te maken en te printen. Afhankelijk van de middelen die tot je beschikking staan, wordt tegenwoordig echter meer gebruik gemaakt van een laptop met beamer dan van de overhead projector. Aanvullende mogelijkheden hierbij vormen de combinatie van bewegende beelden (animaties) en geluiden.

Grondbeginselen bij het gebruik van een overhead projector

Voor het gebruik van de overheadprojector gelden een aantal regels. Deze regels kunnen je veel tijd en irritatie besparen en ze maken het kijken naar overheadprojecties prettiger voor mensen in de zaal.

• Gebruik een projector met twee lampen. Je kunt in een handomdraai de lamp verwisselen als er een doorbrandt (controleer beide lampen voor je begint).
• Zorg zelf voor een verlengsnoer. Het gebeurt vaak genoeg dat alles keurig staat opgesteld, maar dat het stopcontact drie meter verder blijkt te zitten dan tot waar de kabel van de projector reikt en het verlengsnoer van de zaal is weer eens zoek. Deze situatie komt vaak voor Het is prettig als je dan zelf een verlengsnoer uit de achterbak van je auto kunt toveren.

Vermijd verblinding van de toeschouwers. Zijn de overheadsheets kleiner dan het oppervlak van de projector, plak de randen dan af. Zet het apparaat uit als je geen overheadsheets op de projector hebt liggen en confronteer het publiek niet met een verblindend wit scherm.

Als iets wilt aanwijzen, doe je dat op de projector en niet op het scherm. Dat voorkomt dat je voor het scherm staat, waardoor de geprojecteerde afbeelding niet meer te zien is.

Zorg dat er niet teveel op een sheet staat: maximaal zes regels van zes woorden.

Voordelen

• Je kunt alles van tevoren klaarmaken.
• Je kunt informatie opbouwen. Het middel is geschikt voor het weergeven van schema's
• en hoofdpunten.
• Bepaalde informatie kan steeds weer opnieuw vertoond worden. De apparatuur is eenvoudig te bedienen.
• Je kunt de toehoorders blijven aankijken.

Nadelen

• Je bent geneigd om snel te projecteren en door te blijven praten.
• De projector kan storend zoemen of kapot gaan.

Cassetterecorder

Ook auditief materiaal kan soms een uitstekende ondersteuning van de gesproken tekst vormen. Het kan toehoorders activeren,je kunt er een speciale sfeer mee oproepen om een bepaald punt te benadrukken.

Een paar tips:

• • CreA«er de juiste sfeer met muziek/geluid.

Het publiek vult langzaam de zaal waar jij je voordracht gaat houden. Je hebt de keuze. Je kunt het zo organiseren dat men direct muziek hoort met een energiek ritme of dat men niets hoort. Denk je dat dat enig verschil maakt? Reken maar!

• • Vul de tijd als mensen denken en schrijven!

Is er een gedeelte in je presentatie waarin alles even wordt stilgelegd? Misschien heb je de toehoorders gevraagd ergens over na te denken of iets op te schrijven. In ieder geval stop je even met spreken en de ruimte raakt vervuld met stilte. Dat kan soms bedrukkend werken en na een tijdje worden mensen daar erg suf van. Een eenvoudige oplossing is het afspelen van muziek. (Alles waarvan jij vindt dat het gepast is.)

Voordelen

• Alles is van tevoren klaar te maken.
• Je kunt deskundigen aan het woord laten die niet aanwezig zijn.
• Muziek kan een bepaalde sfeer oproepen .
• Het gebruik van auditieve middelen onderbreekt de woordenstroom van de presentator.

Nadelen

• Je moet een goede geluidsinstallatie hebben.
• Auditieve middelen kunnen niet gebruikt worden om hoofdpunten en schema's aan te geven.

Videorecorder

Een video- of dvd-recorder is eenvoudig aan te sluiten op een beamer waardoor het beeld veel groter (dus zichtbaarder) op een scherm kan worden weergegeven. Je hoort wel dat het hedendaagse publiek zich door toedoen van de televisie slechts kort kan concentreren. Dus waarom zou je dit middel dan niet in de strijd gooien?

Video is zo krachtig, dat het middel slechts spaarzaam moet worden ingezet. Het gevaar is dat het middel de presentatie gaat domineren, De delen waarin je geen video gebruikt (met andere woorden wanneer je spreekt), worden dan snel als saai ervaren. En dat is nu precies wat je niet wilt bereiken. Zet de videorecorder dus steeds heel kort in, bijvoorbeeld om iets heel snel duidelijk te maken.

Voordelen

• De videorecorder toont levende beelden.
• Je kunt de realiteit er makkelijk mee schetsen.
• Videobeelden houden de aandacht vast. De beelden onderbreken de woordenstroom van de presentator.

Nadelen

• Bediening tijdens het presenteren is lastig. Goed oefenen en testen is belangrijk.
• Je moet omvangrijke apparatuur meeslepen.

Rekwisieten

Bij het woord rekwisieten denkt men meestal aan grote en gecompliceerde zaken. (Zoals de enorme glazen tanks en het hele scala aan ketens en kettingen, zoals die worden gebruikt door artiesten die in het voetspoor van de grote Houdini zijn getreden.) Maar elk alledaags voorwerp kan met een beetje fantasie opeens uitgroeien tot een aandacht trekkend object.

Een van de effectiefste rekwisieten die je kunt inzetten, is de krant van vandaag. Sommige sprekers beginnen elke presentatie met het voorlezen van een krantenartikel dat op de een of andere manier verband houdt met hun onderwerp. Wat daar het voordeel van is? Het verleent aan alles wat ze verder te melden hebben een zekere actualiteit. Enkele andere mogelijkheden:

• Hoeden: Wil je op slag je imago veranderen? Zet dan een hoed op. Als je echt een onvergetelijke indruk wilt maken, zet dan in snelle opeenvolging een hele reeks verschillende hoeden op.
• goocheltruc: Als je goocheltrucs overtuigend met je onderwerp weet te verbinden, kunnen ze wonderen doen.

Computer en beamer

De laatste jaren heeft het zogenaamde 'elektronisch' presenteren een enorme vlucht genomen. Met behulp van een laptop en beamer kunnen tekst, (bewegende) beelden en geluid naar hartenlust worden gecombineerd. Met een eenvoudige muisklik wandelt de spreker op een levendige manier door de presentatie heen.

De grote ontwikkelingen op het gebied van hard- en software creA«ren telkens nieuwe mogelijkheden. Veel presentatieruimten worden standaard uitgerust met een vaste computer en beamer waardoor de spreker eenvoudig de presentatie op schijf, disc of USB stick kan meenemen.

De grootste valkuil van dit hulpmiddel is de situatie waarbij de spreker ondergesneeuwd raakt door zijn eigen technologische hoogstandjes. Het publiek wacht vol verwachting op de volgende animatie, waardoor de boodschap van de presentatie volledig verloren gaat. In de voorbereiding is het essentieel een afweging te maken tussen enerzijds de ondersteuning en aan de andere kant de risico's.

Voordelen

• Overheadprojector, diaprojector en videorecorder zijn gecombineerd in een apparaat (multimedia).
• Elektronisch presenteren houdt de aandacht vast. Het onderbreekt de woordenstroom van de presentator.
• Het bevat veel mogelijkheden om er reeds bestaande presentatieprogramma's (bijvoorbeeld PowerPoint) op uit te werken en deze te presenteren.

Nadelen

• Bediening tijdens het presenteren vergt oefening.
• De apparatuur is kostbaar.
• Afweging tussen ondersteuning en risico afleiding.
• De apparatuur is omvangrijk en kwetsbaar.

Overzicht

In het volgende overzicht staat aangegeven welk visueel hulpmiddel je het best kunt gebruiken bij een bepaalde groepsgrootte.

Aantal personen Hulpmiddelen

• 5 -25 Alle hulpmiddelen Voor kleine, Informele presentaties zijn vooral schoolbord, wit bord, flip-over en overhead projector geschikt.
• 25 -50 Alle hulpmiddelen Controleer of de afbeeldingen ook te lezen zijn van achter uit de zaal.
• 50 -100 Overheadprojector, beamer, video en film Controleer of de sheets van achter uit de zaal te lezen zijn.
• 100 500 Beamer, video en film Zorg voor een groot scherm en voldoende lichtopbrengst.
• 500 -1000 Video en film Beeld via beamer met hoge lichtopbrengst, Let op de zichthoek vanuit de zaal.

Uitvoering

Het houden van de presentatie

De dag van de presentatie is aangebroken, je hebt je natuurlijk goed voorbereid, dus wat kan er nog fout gaan? Het is altijd spannend om voor een groep mensen te gaan praten. Hoe kun je er nu voor zorgen dat deze spanning zo laag mogelijk is?

Het houden van de presentatie:

• voorbereiden
• overtuigen
• argumenteren
• omgaan met vragen

Bereid je goed voor

Bereid je goed voor op het verhaal, maar ook op de hulpmiddelen. Zorg ervoor dat je weet hoe je ze moet bedienen en vooral: controleer vooraf of de hulpmiddelen het doen! Niets is vervelender dan op belangrijke momenten merken dat je een sheet niet kunt gebruiken omdat de overheadprojector niet aangaat. (Waar zat ook al weer de aan- en uitknop?)

Ga er nooit van uit dat het wel goed zit met de zaal waar je je presentatie moet geven. De zaal is bepalend voor het welslagen van je presentatie. De meest informatieve en onderhoudende presentatie kan in een kwelling ontaarden als de ruimte niet voldoet. Het is er bijvoorbeeld broeierig warm en akelig stoffig. De geluidsinstallatie heeft last van schrille oprispingen waar het publiek acuut trommelvliesontstekingen van krijgt.

Controleer de ruimte waar je gaat spreken daarom van tevoren heel grondig, Liefst enkele dagen voor de grote dag. Als je dit doet, zul je merken dat je je op de dag van de presentatie meer thuis voelt in de omgeving waarin je moet presenteren.

Hoe bereid je jezelf voor?

In de vorige stap heb je je presentatie uitgewerkt. Nu ga je jezelf voorbereiden op het houden van de presentatie.

Presentatie voorbereiden:

• Inleiding en conclusie uitschrijven;
• Welke problemen kun je verwachten;
• Op tijd zijn;
• Let op eten, drinken en genotmiddelen;
• Maak contact;
• Kies gemakkelijke houding.

Nervositeit

Voel je je enigszins nerveus voor je gaat spreken? Maak je daar dan geen zorgen over, dat is een normale menselijke reactie. We zijn nu eenmaal zo geprogrammeerd en het kan je presentatie zelfs ten goede komen. Je kunt de energie die door de spanning vrijkomt, gebruiken om je voordracht met meer enthousiasme te houden. Een beetje nervositeit kan je geest scherpen en je helpen je goed op je presentatie te concentreren.

De meeste mensen weten dat een beetje nervositeit gunstig is en dat een teveel dat juist niet is. Je wordt dus verondersteld je zenuwen in bedwang te houden en ze tot een acceptabel niveau terug te dringen. Het is veel minder bekend dat het niet uitmaakt hoe nerveus je bent, zolang je maar de indruk wekt dat je volkomen kalm bent. 'Je moet de illusie kunnen wekken dat je alles onder controle hebt, maar dat hoeft niet daadwerkelijk zo te zijn.' Zolang je publiek denkt dat je blaakt van zelfvertrouwen is het goed. Dat is wat werkelijk telt.

Hoe kun je de tekenen van plankenkoorts verhullen?

Trillende handen

Let er op dat je geen objecten in je hand houdt die het trillen accentueren. Houd daarom liever een kaartje in je hand dan een groot vel papier.

Onrust

Je gezicht aanraken met je wijsvinger en aan je oorlel trekken, zijn tekenen van innerlijke onrust. De oplossing is je handen op de tafel te laten. Als je een spreekstoel gebruikt, plaats je je handen daarop, zonder overdreven te leunen.

IJsberen

Ook ijsberen is een duidelijk teken van nervositeit. De oplossing: loop dichter naar het publiek en blijf daar even staan. Dan loop je weer naar een andere plek en daar sta je dan ook even stil.

Water drinken

Veel water drinken duidt erop dat je een droge mond hebt en dat wijst weer op nervositeit. De oplossing: zorg ervoor dat je geen grote karaf met water beschikbaar hebt. Zet jezelf op rantsoen en beperk jezelf tot een glas water.

Transpireren

Het gaat erom hoe je transpiratie te lijf gaat. Als je een zakdoek neemt, uitvouwt en er je voorhoofd mee dweilt, zie je eruit als iemand die op is van de zenuwen. De oplossing: ontvouw je zakdoek niet, dep het transpiratievocht en stop de zakdoek weer weg.

Tips

Gebruik bijvoorbeeld, als je die beheerst, ontspanningstechnieken of trek je als het mogelijk is even terug. Ook het voor die tijd even een praatje maken met een bekende of een geAnteresseerde toehoorder kan je helpen je wat rustiger te voelen.

Trucs

Ben je toch bang dat je op bent van de zenuwen? Onthoud gewoon de volgende trucs en je bent overal op voorbereid (tenzij je zo zenuwachtig bent dat je ook de trucs vergeet).

Trucs:

• Schrijf de inleiding en de conclusie helemaal uit;
• Anticipeer op problemen en zorg voor pasklare oplossingen;
• Zorg dat je vroeg aanwezig bent;
• Kijk uit wat je eet;
• Maak contact met de toehoorders;
• Stel niet te hoge eisen aan jezelf;
• Train jezelf in het presenteren.

Schrijf de inleiding en de conclusie helemaal uit

Nervositeit is het hevigst aan het begin van de presentatie. Je ziet al die ogen die op jou gericht zijn en er komen woorden uit je mond, maar je mond staat niet in verbinding met je hersenen. Het kan zelfs zijn dat je niet meer weet wat je zegt. Om die reden moet je speciale aandacht schenken aan de inleiding. Het kan nooit kwaad deze extra te oefenen.

Anticipeer op problemen en zorg voor pasklare oplossingen

Bereid jezelf voor op problemen die kunnen ontstaan en ontwikkel een plan om die problemen te verhelpen. Als je bijvoorbeeld over een woord of passage struikelt, moet je een spreuk hebben die je weer op de been helpt. Bijvoorbeeld: 'Ik zal dat nog even herhalen, maar nu in het Nederlands'.

Wat moet je doen als je vergeten bent naar welk punt je op een bepaald moment wilde overgaan? Je kunt wat tijd rekken door een vraag aan de toehoorders te stellen waarbij ze de hand moeten opsteken. Of je geeft even een korte samenvatting van het voorgaande.

Zorg dat je vroeg aanwezig bent

De angst voor het onbekende veroorzaakt meer nervositeit dan alles wat je verder nog bedenken kunt. Voor je op de plaats waar je gaat spreken aankomt, is er nog erg veel onbekend. Zal de indeling van de presentatieruimte in orde zijn? Heeft men eraan gedacht dat er een overheadprojector moest komen? Zal het publiek komen opdagen?

Een overvloed aan kleine onzekerheden kan uitgroeien tot een grote bron van spanning. Zulke onzekerheden zijn eenvoudig onschadelijk te maken als je ervoor zorgt dat je zelf ruim op tijd aanwezig bent. Hoe vroeger je aanwezig bent, hoe meer tijd je hebt om kleine fouten en grove misvattingen te corrigeren. Je schept zo ook de mogelijkheid om nog even te spreken met enkele toehoorders die vroeg aanwezig zijn.

Kijk uit wat je eet

De voeding die je tot je neemt, heeft invloed op de mate van gespannenheid. Daarom kun je beter geen koffie, thee of andere cafeAnehoudende dranken gebruiken voor je gaat spreken. Je bent ten slotte toch al gespannen. Laat koolzuurhoudende dranken ook achterwege, om ongewenste oprispingen te voorkomen.

Maak contact met de toehoorders

Ga voor de presentatie met wat mensen praten, zodat er al een eerste verstandhouding ontstaat met je publiek. Wellicht vind je aanknopingspunten die je tijdens je presentatie kunt gebruiken. Daardoor kan de communicatie tijdens de presentatie makkelijker verlopen (en wordt al een gedeelte van de spreekangst weggenomen!).

Stel niet te hoge eisen aan jezelf

Doe niet moeilijker dan je zelf aankunt. Het is niet per se noodzakelijk dat je op het niveau van bijvoorbeeld een cabaretier of politicus zit.

expressie

Er zijn verschillende omschrijvingen van het begrip expressie. Wij gaan uit van de volgende omschrijving: de expressieve vaardigheden zijn vaardigheden waarmee je een presentatie kunt ondersteunen, verlevendigen en nuanceren.

Door je manier van presenteren, je expressie, wek je een bepaalde indruk. Iedereen bezit zijn eigen unieke non-verbale en verba Ie expressiemiddelen. Pas als je jezelf bewust bent van je expressie, kun je er ook gebruik van maken. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende factoren die de verbale en non-verbale expressie bepalen.

Non-verbale expressie

Het lichaam vertelt zoveel dat, mensen (on)bewust gaan kijken naar wat het lichaam zegt, voordat ze luisteren naar wat er met woorden wordt uitgedrukt. Het waarnemen van de lichaamstaal is essentieel voor het begrijpen van de hele boodschap. Vooral bij de opkomst is de aandacht van het publiek het meest gericht op de lichaamshouding en de gezichtsuitdrukking en wordt er al een beeld gevormd van de spreker. De eerste indruk die je maakt blijft lang hangen. De gemoedstoestand waarin je je bevindt komt tot uiting in je non-verbale expressie. Wees je ervan bewust dat deze gevoelens overgedragen worden op je toehoorders. De ontvanger interpreteert onmiddellijk en wordt er door beAnvloed. Daarom is het belangrijk om je lichaamstaal overeen te laten komen met wat je zegt. Als je bijvoorbeeld tegen je publiek zegt: Wat fijn dat u er bent', maar het klinkt als een bevel en je gezicht staat op onweer, dan zullen mensen zich niet erg welkom voelen. Door stress of het te veel geconcentreerd zijn op de tekst zijn sprekers zich vaak niet bewust van de taal die hun lichaam spreekt. De volgende aspecten zijn belangrijk voor de non-verbale expressie:

Aspecten bij non-verbale expressie:

• Houding;
• Oogcontact;
• Gebaren;
• Mimiek;
• Beweging;
• Uiterlijke verzorging.

Houding

Een spreker krijgt de meeste aandacht als hij alert staat. Een opgeheven houding drukt energie en zelfvertrouwenunit en geeft ook de spreker een gevoel van zekerheid. Een ineengezakte, slappe houding straalt angst, nervositeit en futloosheid uit. Tevens beAnvloedt je houding je manier van spreken. Vanuit een goede (basis)houding kan je alle spieren die nodig zijn bij het spreken optimaal gebruiken (zeker de spieren die gebruikt worden bij de ademhaling).

Wat is een goede (basis)houding?

• Sta met beide voeten stevig op de grond. Verdeel het gewicht goed over beide
• voeten en zorg ervoor dat je niet te veel gewicht op je hielen hebt;
• KnieA«n los;
• Bekken kantelen: geen holle rug maken;
• Schouders laag en ontspannen houden;
• Hoofd rechtop in het verlengde van de rug.

Advies

Bij spanning worden vaak de schouders opgetrokken, wat een verkrampte indruk maakt. Trek daarom voordat je opkomt je schouders naar je oren en laat ze dan zakken door eigen zwaarte. Dit werkt ook ontspannend voor jezelf

Oogcontact

Oogcontact heeft veel invloed op het contact met de zaal en de aandacht die de spreker krijgt. Het publiek is minder passief en is meer betrokken bij de presentatie als er naar ze gekeken wordt. Oogcontact draagt bij aan het goed richten van het geluid naar de Luisteraars en heeft invloed op je eigen uitstraling en de timing van je tekst. Wanneer er goed gericht oogcontact is, kun je rekening houden met -en ingaan op reacties uit de zaal. Om open te staan voor een opmerking, te reageren op een lach, geschuifel of een late binnenkomer, moet een spreker geen haast hebben.

Advies Zorg "oor een rustige oogopslag en oogbewegingen. Kijk niet te vluchtig, maar ook niet te lang. Kijk niet altijd dezelfde personen aan, die kunnen zich dan onbehaaglijk

gaan voelen. Durf een spreekpauze te nemen tijdens het oogcontact. Bij een grote zaal met veel publiek wissel je jouw blikrichting en richt je je niet alleen op de eerste rijen. Kijk vooral op ongeveer twee derde van de zaal (= de horizon).

Gebaren

Gebaren verduidelijken, verlevendigen en/of accentueren de spraak. Een spreker die niet of nauwelijks gebaren maakt, maakt vaak een statische indruk. Teveel gebaren zijn afleidend, vermoeiend en kunnen gaan irriteren. Vooral tics, stereotype gebaren kunnen storend en soms lachwekkend zijn.

Het gebaar gaat meestal een tractie van een seconde aan het woord vooraf. Het tempo waarin de gebaren gemaakt worden en de grootte van de gebaren spreken ook een taa1. Snelle grote gebaren kunnen kracht, gedrevenheid, trots of nervositeit uitstralen. Kleine rustige gebaren kunnen rust, eenvoud en intensiteit uitdrukken.

Advies

Maak gebaren voldoende groot. Zorg ervoor dat gebaren je makkelijk en natuurlijk afgaan, dan pas kunnen ze functioneel zijn. Probeer ze dus uit voor de spiegel.

Mimiek

De gezichtsmimiek kan de meest uiteenlopende gemoedstoestanden tot uiting brengen, vaak zonder dat de spreker zich daarvan bewust is. Vooral de ogen spreken boekdelen! Door middel van gezichtsuitdrukking kan de spreker een bij de tekst passende emotie duidelijk maken. Een goede inleving in de tekst geeft meestal al vanzelf de juiste gezichtsexpressie die bij de persoonlijkheid van de spreker past.

Maak oogcontact met het publiek. Haal je ogen van je spiekbriefje en kijk rond: laat je blik eens langs de toehoorders gaan. Als je oogcontact maakt. druk je uit dat je geAnteresseerd bent. Ga je het juist uit de weg, dan zal dat in onze westerse samenleving al snel uitgelegd worden als angst of onoprechtheid.

Advies

Articuleer duidelijk. Als je onvoldoende articuleert krijg je snel een uitdrukkingsloos gezicht. Ben je bewust van je eigen gevoel, zodat je dat kunt overdragen op Je publiek.

Beweging

Een spreker die zich lekker voelt op het podium durft de ruimte te gebruiken. Door het podium te gebruiken wordt een presentatie minder snel statisch. Bovendien voorkomt beweging een verkrampte houding. Het op bepaalde momenten lopen of bewegen kan .." de timing van je tekst ten goede komen.

Advies

Denk er over na op welke momenten het bij je tekst past om te gaan lopen (bijvoorbeeld bij een opsomming of een anekdote) en oefen dit van te voren.

Uiterlijke verzorging

Presentatie heeft op het eerste gezicht te maken met hoe je gekleed bent. Let er tijdens de voorbereiding op dat je kleding afgestemd is op de situatie en goed past. Ben je zo gekleed dat de ander je direct als een van de zijnen herkent dan werkt dit in je voordeel. Denk eraan dat je slechts A©A©n kans hebt om een eerste indruk te maken.

Verbale expressie

Met je stem breng je een verbale boodschap over. Hiermee breng je niet alleen de inhoud over maar ook de gevoelens/gemoedstoestanden en de intenties die bij de inhoud passen. Dit doe je door de manier waarop je jouw stem gebruikt.

Om in een ruimte verstaanbaar te spreken heb je een heldere draagkrachtige stem en een verzorgde articulatie nodig. Stemexpressie is de franje van de spraak, het is de afwerking en tegelijkertijd een onontbeerlijk onderdeel. Door voldoende expressief te spreken kun je jouw publiek blijven boeien en de aandacht vasthouden. Al heeft een spreker inhoudelijk nog zo'n sterk verhaal, als de spreektrant saai of lijzig is dan is het voor de luisteraar zeer moeilijk om de gedachten erbij te houden. Een monotone stijl van spreken is slaapverwekkend. Toehoorders reageren het sterkst op een levendige manier van spreken. Hieronder worden de verschillende aspecten toegelicht.

Aspecten bij verbale expressie:

• Intonatie;
• Volume;
• Accenten of klemtoon;
• Tempo;
• Pauzes;
• Stem.

Intonatie

De toonhoogte en de variatie daarin geeft veel informatie over het gevoel. Vrolijke teksten bijvoorbeeld lenen zich meer voor een hogere spreektoonhoogte en variatie van de hoogte dan een sombere tekst. Als aan het einde van een vragende zin de toonhoogte omhoog gaat, dwingt dit de luisteraar tot nadenken over het mogelijke antwoord. Politici maken veel gebruik van vraagzinnen omdat ze daarmee aangeven dat ze nog niet klaar zijn en op die manier aan het woord kunnen blijven.

Advies

Zeg bepaalde woorden of zinsdelen hoger of lager zodat de spraak niet monotoon gaat klinken.

Volume

Het gebruik van een juist volume in een grote ruimte is nodig voor de verstaanbaarheid. Maar ook hierin is het aanbrengen van variatie nodig. Deze variatie in volume wordt dynamiek genoemd. Zacht spreken en toch verstaanbaar zijn kan, als de tekst dit toelaat. Dit maakt de voordracht spannend en afwisselend.

Advies

Haal de belangrijke woorden of gedeeltes uit de zin en zeg deze woorden of zinsdelen harder of zachter dan de rest.

Accenten of klemtoon

In woorden krijgen lettergrepen wisselend accenten. Als accenten in een woord verkeerd worden gelegd kan het woord volledig onverstaanbaar worden. Accenten kunnen op drie manieren vorm krijgen:

• Door volumevermeerdering/ volumevermindering (=dynamiek). Woorden worden luider of zachter uitgesproken dan andere.
• Door klinkerverlenging. Dit gaat vaak samen met volumevermeerdering of toonhoogte verandering.
• Pauze tussen twee lettergrepen.

Behalve een juist gebruik van accenten in woorden kun je in een voordracht belangrijke woorden een accent/klemtoon geven. dus meer nadruk geven dan andere woorden. In het algemeen komt het accent op die woorden die de belangrijkste boodschap bevatten. Het woord blijft dan langer 'hangen' bij de luisteraar. Een woord krijgt ook een extra accent als er voor het woord een korte pauze valt. De luisteraar wordt alert als er midden in een zin even wordt gestopt. De spreker moet dit wei zodanig doen dat de spanning niet verloren gaat. Gezichtsmimiek of gebaren kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Het gebruik van accenten moetje zorgvuldig en weloverwogen toepassen. omdat een voordracht er heel hortend en stotend van kan worden. vooral als de klemtoon gepaard gaat met een sterke volumevermeerdering.

Advies

Onderstreep in de tekst de woorden die een accent moeten krijgen. Oefen hoe je die woorden kunt benadrukken door te variA«ren in toonhoogte en luidheid door pauzes of nadrukkelijk articulatie.

Tempo

Een te hoog spreektempo veroorzaakt een jachtige sfeer, terwijl een te traag spreektempo de aandacht van de luisteraar doet afdwalen. Korte pauzes zorgen er voor dat het publiek de inhoud even tot zich kan laten doordringen.

Afwisseling in het tempo zorgt voor de nodige variatie, deze afwisseling wordt het ritme van de spreektaal genoemd. Het spreektempo moet worden afgestemd op de luisteraar. Moeilijke woorden of nieuwe ideeA«n moeten wat langzamer en met meer nadruk worden uitgesproken. Melodie en tempo bepalen de stemming van de presentatie.

Advies

Zorg voor een aangename afwisseling. Je kunt ook bepaalde woorden met opzet rekken, zodat de duur gaat verschillen.

Pauzes

Bij het voorbereiden van een tekst van een ander moet je rekening houden met de aangebrachte interpuncties, want die bevatten ook een boodschap (zoals bijvoorbeeld? ! ; : ' "() . , ...) Deze grafische tekens kunnen verklankt worden met de intonatie en vooral met melodie, volume en pauzes.

Spreekpauzes moeten goed worden getimed, ze zijn rustpunten, zowel voor de spreker als voor de luisteraar. De spreker heeft tijd om adem te halen en voor een korte concentratie op de volgende zin. In die tijd kan de luisteraar het voorafgaande verwerken. Maar een stilte mag nooit een 'leeg gat' worden want alleen een 'sprekende stilte' levert een bijdrage aan de voordracht. Een pauze inlassen is vooral voor beginnende sprekers vaak een moeilijk onderdeel omdat je jezelf in zo'n stilte zo bewust wordt van de ogen die op je zijn gericht. Een veel voorkomende fout is dat de spreker vlak voor het einde van de zin of voordracht de spanning al loslaat. Dit is hoorbaar aan de spreektoonhoogte die te vroeg naar beneden gaat, de stem wordt zachter, de ademspanning wordt losgelaten. Dit heeft tot gevolg dat het einde van de zin niet of slecht wordt verstaan.

Advies

Een spanningspauze midden in de zin kun je aangeven door het woord tussen aanhalingstekens te zetten of een schuine streep voor het woord te zetten. Houd de spanning vast tot en met de punt. Loop niet direct weg na het laatste woord, maar richt je blik nog een keer op het publiek en beA«indig je voordracht met een 'dank voor uw aandacht', een vriendelijke glimlach of iets dergelijks. De afsluiting is natuurlijk afhankelijk van de situatie, de inhoud van de presentatie en de gemaakte afspraken. Maar denk er van te voren over na en studeer ook dit onderdeel in.

Stem

Elk stemgeluid brengt bij de luisteraar een bepaald gevoel teweeg. Dit wordt heel duidelijk als mensen elkaar alleen telefonisch hebben gesproken, een beeld hebben gevormd van de ander op basis van de stem en elkaar vervolgens ontmoeten. Ben je ervan bewust dat een hees of helder stemgeluid, een lage stem of een hoog piepstemmetje een zeer uiteenlopend effect op je publiek kunnen hebben.

Adem

De wijze van ademhalen is van grote invloed op de spanning van de spreker. Zo is bijvoorbeeld de inademing van een spreker vaak erg duidelijk te horen. Zowel voor de spreker als de luisteraar kan een verkeerde ademhaling afleiden. Door bewust laag vanuit je buik te ademen creA«er je rust in het spreken. Als je jouw adem onder controle hebt wordt je rustiger en dit komt je presentatie zeker ten goede.

Oefen je stem

De stem is de spiegel van de ziel. Je publiek hoort aan je stem of je gespannen bent of niet. Een goede. vaste stem begint met ademhaling. En ademhaling. op zijn beurt. begint met een goede houding. Enkele tips:

• Sta of zit met beide voeten stevig op de grond.
• Ontspan de schouders.
• Houd het hoofd rechtop.
• Adem met je buik.
• De zogenoemde buikademhaling zorgt ervoor dat je met minimale inspanning een maximale longinhoud vult. Hoe meer lucht je inademt, hoe meer lucht je kunt uitademen en hoe voller je stemgeluid klinkt.
• Breng variatie in toonhoogte. Wie de toonhoogte varieert, houdt de aandacht vast. Stembuigingen maken het prettiger voor anderen om naar je te luisteren. Een lage stem is aangenamer om naar te luisteren dan een hoge stem. Probeer bewust een toontje lager te zingen.

Overtuigen van het publiek

Al van de Griekse redenaar Aristoteles weten we van de kunst van het overtuigen. Het belangrijkste wat we van Aristoteles kunnen leren, is dat argumentatie (Logos) slechts een aspect is van overtuigen; minstens even belangrijk zijn het gezag van de spreker (ethos) en de emoties die de spreker bij zijn publiek losmaakt (pathos). Eeuwenlang hielden mensen redevoeringen die ze baseerden op de regels van Aristoteles, en met succes!

Argumenteren

Het is belangrijk dat je de argumenten in een logische volgorde presenteert. Het publiek kan je dan makkelijker volgen.

Presenteer een beperkt aantal sterke argumenten

Veel sprekers gaan er ten onrechte van uit dat meer argumenten ook leiden tot meer overtuigingskracht. Achteraf moeten zij vaak constateren dat het vaak niet waar is. Waardoor komt dat? Hoe meer argumenten des te groter is de kans dat er een of meer zwakke argumenten tussen zitten. Die zwakke argumenten geven de voor- en tegenstanders onder het publiek een bruikbaar aangrijpingspunt.

Presenteer argumenten die aansluiten bij het publiek

Nog meer dan bij informatieve presentaties is het bij overtuigende presentaties van belang dat je een goed beeld hebt van het publiek. Je kunt heel goede argumenten bedenken, maar als die argumenten niet bij de interesses en achtergrond van je publiek passen, willen ze maar moeilijk aanslaan. Stel: je probeert her publiek ertoe over te halen te stoppen met roken. Je gebruikt het argument dat roken veel geld kost. Zou dit argument aanslaan bij mensen die geld verdienen als water?

Je zit altijd goed als je argumenten gebruikt die een beroep doen op de algemene gevoelens en behoeften, zoals de behoefte aan veiligheid, vertrouwen, waardering en gezondheid en de behoefte ergens bij te horen. Als je probeert een groep mensen ertoe over te halen om te stoppen met roken, kun je dus beter het argument gebruiken dat roken slecht voor de gezondheid is, ervan uitgaande dat iedereen graag gezond wil zijn.

Doe geen verkeerde aannames

Veel sprekers gaan er ten onrechte van uit dat het publiek dezelfde opvattingen heeft als zijzelf ('We weten allemaal dat voetbalvandalisme niet op te lossen is. ') Als blijkt dat de toehoorders er een andere mening op na houden, kun je rekenen op tegengas. ('Wat een onzin natuurlijk is er wei wat aan te doen. Waar een wil is, is een weg.') Ga dus altijd van tevoren na welke standpunten je publiek heeft over bepaalde zaken.

Gebruik argumenten die controleerbaar zijn Een argument dat niet te bewijzen is, wordt al gauw als zwak gezien.

Anticipeer op tegenargumenten

Je toehoorders zullen ongetwijfeld tegenargumenten hebben. Het is aan te raden daarop te anticiperen. Hoe doe je dat? Noem de tegenargumenten en probeer ze vervolgens te weerleggen. Een bekende techniek om een kritisch publiek de wind uit de zeilen te nemen, is de 'sandwichtheorie'. Deze formule bestaat uit drie fases:

1. In de eerste fase geeft je de argumenten voor jouw standpunt: je vertelt onder andere wat de gunstige effecten zijn van het voorgestelde beleid of waarom het publiek er goed aan doet het product of de dienst te kopen.
2. In de tweede fase ga je in op de voor- en nadelen van het voorstel, plan of product / dienst (de risico's, de kosten, de bijverschijnselen enzovoort).
3. In de laatste fase, de afsluiting van je presentatie, wijs je op de mogelijkheden die er zijn om de nadelen weg te nemen: je laat zien hoe de risico's geminimaliseerd kunnen worden, je verteld hoe de kosten beperkt kunnen blijven. Daarnaast noem je nog eens de argumenten voor je standpunt (fase 1).

Zorg ervoor dat je deskundig en betrouwbaar overkomt

Het publiek wordt overtuigd doordat je overkomt als deskundig en betrouwbaar. Het laat zich sneller overtuigen wanneer het weet dat je over goede informatie beschikt en dat je die informatie ook eerlijk uitdraagt: je wordt als geloofwaardig gezien.

Zorg ervoor dat je sympathiek wordt gevonden

Toehoorders laten zich makkelijker overtuigen als ze je waarderen. Als ze je bijvoorbeeld erg grappig of aardig vinden, zullen ze je boodschap eerder aannemen. Dit effect is vooral duidelijk wanneer de argumenten zwak zijn.

Omgaan met vragen

Een groot voordeel van een mondelinge presentatie is natuurlijk de mogelijkheid tot tweerichtingsverkeer. Gedurende je presentatie krijg je een indruk van hoe jouw 'verhaal' ontvangen wordt. Is het publiek geAnteresseerd? Kijkt men vragend? Is men het eens of oneens met jouw verhaal?

Een van de manieren om tweerichtingsverkeer te bevorderen is zelf vragen te stellen en het publiek uit te nodigen vragen te stellen. We geven je enkele aandachtspunten voor " het omgaan met vragen:

Nodig vragen stellen uit

Stimuleer toehoorders om vragen te stellen, het is de beste manier om erachter komen hoe je presentatie ontvangen wordt! Als je publiek uit niet meer dan ongeveer twintig mensen bestaat, kun je uitnodigen om vragen tussendoor te stellen. Bij grotere groepen kun je beter een vragenronde aan het einde inplannen.

Vragen en antwoorden is communiceren

De bedoeling van communicatie is dat de vraag en het antwoord niet alleen door iedereen verstaan wordt, maar ook begrepen wordt. Controleer daarom niet alleen of iedereen de vraag verstaat en begrijpt, controleer ook of iedereen het antwoord verstaat en begrijpt.

Stel zelf vragen

Een goede manier om je publiek te activeren is om ze zelf vragen te stellen. Dat kan bovendien een aardige introductie van je presentatie zijn. Beginnen met een vraag, die relevant is voor het thema, is vrijwel altijd goed. Tijdens de presentatie kun je vragen of je duidelijk bent. Je kunt ook vragen wat de mening is over het onderwerp.

Wees eerlijk met je antwoorden

Weet je iets niet? Wees duidelijk, als je 'zomaar' wat antwoordt, verlies je jouw geloofwaardigheid als presentator. Eventueel bied je aan er (bijvoorbeeld per mail) de volgende dag een antwoord op te geven, als je het uitgezocht hebt.

Omgaan met zeurpieten

In vrijwel ieder publiek zitten mensen die zich willen profileren door veel 'intelligente' en 'kritische' vragen te stellen, die vooral als doel hebben ander toehoorders te laten zien: 'hier ben ik'. Als iemand maar doorgaat met vragen is de beste oplossing: 'beleefd isoleren': aanbieden er na de presentatie in een 'een-tweetje' over door te praten, omdat het anders teveel tijd van de presentatie kost. (Doorgaans is zo iemand na de presentatie gewoon vertrokken.)

Cite this page